“Se ogni giorno ti inventi da zero come fare le cose, ti meriti l’inferno delle urgenze.”
Spoiler: non è questione di essere maniaci del controllo o amanti dei fogli Excel.
È questione di salute mentale, efficienza e crescita sostenibile.
Vediamo insieme le 5 aree dove ogni attività seria dovrebbe avere un processo (anche se è una microimpresa, una bottega o un freelance scafato).
1️⃣ Gestione dei contatti e clienti
🎯 Obiettivo: sapere sempre chi è chi, a che punto siamo, che dobbiamo fare.
Cose da mappare:
- Raccolta dei contatti (dove arrivano, come li segni)
- Primo contatto / preventivo / call
- Follow-up (se non risponde, che fai?)
- Onboarding (quando dice “ok partiamo”, che succede?)
- Archiviazione e aggiornamento dati
Tool consigliati:
CRM semplici tipo Trello, Notion, Zoho, Airtable, Hubspot free
🧠 Se non hai un processo qui, ogni cliente nuovo ti ruba il doppio del tempo.
2️⃣ Vendite e incassi
🎯 Obiettivo: far girare la grana senza stressarti ogni volta per una fattura o un pagamento dimenticato.
Cose da mappare:
- Preventivi / proposte commerciali
- Accettazione e conferma
- Fatturazione (chi la fa, quando, come)
- Pagamenti (promemoria, scadenze, solleciti)
- Upsell e rinnovi
Tool consigliati:
Fatture in Cloud, Stripe, PayPal, Satispay Business, Google Sheets + Zapier
🧠 Senza un processo, finisci per lavorare e farti pagare 40 giorni dopo (se va bene).
3️⃣ Comunicazione e supporto clienti
🎯 Obiettivo: non farti odiare da chi ti paga.
Cose da mappare:
- Dove e come ti scrivono i clienti (email? WhatsApp? piccioni?)
- Tempi e modalità di risposta
- FAQ e risposte preimpostate
- Escalation problemi urgenti
- Follow-up post vendita o progetto
Tool consigliati:
WhatsApp Business, Helpdesk, ticketing tool, chatbot base, Notion con risposte rapide
🧠 Ogni domanda ripetuta è un indizio che ti manca un processo.
4️⃣ Consegna del servizio o prodotto
🎯 Obiettivo: garantire una qualità costante, anche quando sei stanco, scazzato o in ferie.
Cose da mappare:
- Step della consegna o lavorazione
- Checklist di controllo qualità
- Tempi standard
- Comunicazione durante il lavoro
- Consegna finale + raccolta feedback
Tool consigliati:
Checklist condivise, ClickUp, Notion, Google Drive ben organizzato
🧠 Il cuore dell’azienda. Se qui fai casino, il resto non conta.
5️⃣ Marketing e presenza online
🎯 Obiettivo: smettere di sparare post a caso su Instagram quando ti ricordi.
Cose da mappare:
- Piano contenuti (cosa, quando, dove)
- Creazione e pubblicazione
- Newsletter e liste contatti
- Analisi dei risultati
- Eventuali ADS o collaborazioni
Tool consigliati:
Meta Business Suite, Canva, MailerLite, Metricool, Notion, Foglio Excel del nonno
🧠 Il marketing non è arte, è routine: più processo = più visibilità = più clienti.
❤️ BONUS: Benefici quando hai processi chiari
✅ Sai cosa fare ogni giorno (niente più “oggi da dove inizio?”)
✅ Puoi delegare con fiducia
✅ I clienti ti vedono come uno organizzato (non come uno che arranca)
✅ Hai tempo per migliorare, crescere, respirare
✅ Diventi scalabile (che è un modo figo per dire che puoi lavorare meno guadagnando di più)
E ora?
“Non serve avere un processo perfetto per tutto. Inizia da uno. Quello dove oggi stai perdendo più tempo o soldi.”
📌 Prossimo articolo in arrivo:
🔗 Come creare un processo aziendale in modo semplice, umano e sostenibile
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Fammi sapere quando sei pronto a costruire il tuo primo processo solido.
Sono qua con il flowchart in mano e la simpatia da bar.
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